Terms and Conditions

  • Home
  • Terms and Conditions

ASEAN SPORTS DAY 2026

TERMS AND CONDITIONS (SYARAT & KETENTUAN) RESMI

Berlaku untuk :ASEAN Fun Run, ASEAN Trail Walk, & Tour de Prambanan 2026

1. Ketentuan Umum & Tata Tertib Peserta

  1. Seluruh peserta wajib mematuhi dan mengikuti segala bentuk Tata Tertib, petunjuk, serta instruksi yang diberikan oleh Panitia Pelaksana selama persiapan, sebelum, selama, dan setelah kegiatan berlangsung.

  2. Peserta harus memastikan diri dalam kondisi fisik dan mental yang sehat untuk mengikuti kategori kegiatan yang dipilih. Panitia tidak bertanggung jawab atas cedera, gangguan kesehatan, atau kecelakaan yang diakibatkan oleh kondisi medis bawaan peserta.

  3. Peserta wajib mengenakan Nomor Dada (BIB) resmi yang disediakan oleh panitia di tempat yang terlihat jelas selama kegiatan berlangsung.

2. Ketentuan Atribut & Jersey Resmi (ASEAN+3)

  1. Panitia Pelaksana menyediakan jersey/kaos resmi event untuk seluruh peserta yang terdaftar secara sah. Desain jersey mengusung tema inklusivitas dan persahabatan regional dengan menampilkan visualisasi bendera negara ASEAN+3 (11 Negara ASEAN ditambah Jepang, Korea Selatan, dan Tiongkok).

  2. Sistem Alokasi Acak (Random Assignment): Peserta TIDAK DIPERKENANKAN MEMILIH gambar bendera negara tertentu pada jersey yang akan diterima. Pembagian visual bendera sepenuhnya diatur secara acak oleh panitia sebagai simbol pemersatu tanpa memandang sekat negara.

  3. Peserta hanya diperbolehkan menentukan ukuran jersey (Size) pada saat proses pendaftaran berlangsung, sesuai dengan bagan ukuran (size chart) yang telah disediakan oleh panitia.

  4. Kebijakan Non-Penukaran: Jersey yang telah diterima oleh peserta TIDAK DAPAT DITUKAR KEMBALI dengan alasan apa pun, baik penukaran jenis gambar bendera maupun penukaran ukuran (size). Kesalahan dalam pemilihan ukuran saat pendaftaran sepenuhnya menjadi tanggung jawab peserta.

  5. Size Chart :


 
3. Keselamatan dan Tata Tertib di Jalur Event

  1. Tour de Prambanan: Wajib menggunakan sepeda yang layak jalan, mengenakan helm pengaman (helmet) standar sepanjang rute, dan mematuhi rambu serta aturan lalu lintas yang ditetapkan petugas.

  2. ASEAN Fun Run & Trail Walk: Wajib berjalan atau berlari pada rute/jalur resmi yang telah ditetapkan. Peserta dilarang keras mengambil jalan pintas yang dapat membahayakan diri sendiri atau orang lain.

  3. Seluruh peserta wajib menjaga kebersihan lingkungan dengan tidak membuang sampah sembarangan (botol minuman, bungkus makanan/gel) di sepanjang rute kegiatan. Sampah harus dibuang pada tempat sampah yang tersedia di setiap Water Station.

  4. Panitia berhak mendiskualifikasi atau mengeluarkan peserta dari jalur kegiatan jika peserta dinilai melakukan tindakan provokatif, melanggar norma kesusilaan, atau tidak mematuhi Tata Tertib event.

4. Pembatalan dan Pengembalian Dana (Refund)

  1. Tiket keikutsertaan yang sudah dibeli bersifat final dan tidak dapat dibatalkan, dialihkan ke orang lain tanpa persetujuan tertulis panitia, atau dimintakan pengembalian dana (non-refundable).

  2. Jika terjadi keadaan memaksa (Force Majeure) termasuk namun tidak terbatas pada cuaca ekstrem, bencana alam, atau kebijakan pemerintah setempat, panitia berhak menjadwalkan ulang kegiatan dan tiket peserta tetap berlaku untuk jadwal baru tersebut.

5. Mekanisme Pengambilan Race Pack & Daftar Ulang

  1. Waktu dan Tempat: Daftar ulang dan pengambilan paket perlombaan (Race Pack Collection) wajib dilakukan secara langsung pada tanggal 3-4 September 2026 di lokasi resmi (Hotel Loman Park Yogyakarta) mulai pukul 10.00 hingga 20.00 WIB.

  2. Persyaratan Dokumen: Peserta wajib menunjukkan bukti konfirmasi pendaftaran resmi (e-voucher/email) serta kartu identitas diri asli yang sah (KTP/Paspor/SIM) yang sesuai dengan data saat registrasi awal.

  3. Pengambilan Kuasa (Proxy): Pengambilan Race Pack dapat diwakilkan oleh pihak ketiga dengan syarat membawa Surat Kuasa bermeterai yang ditandatangani oleh peserta bersangkutan, fotokopi kartu identitas peserta, dan bukti konfirmasi pendaftaran resmi.

6. Regulasi Ketidakhadiran (No-Show Rule)

  1. Pernyataan Gugur: Peserta yang tidak melakukan proses daftar ulang dan/atau tidak mengambil Race Pack hingga batas waktu penutupan loket resmi (4September 2026 pukul 20.00 WIB) secara otomatis akan dinyatakan Gugur / No-Show.

  2. Sanksi Ketidakhadiran: Bagi peserta yang berstatus No-Show, hak keikutsertaannya dalam rute event dinyatakan hangus. Panitia tidak melayani pengiriman logistik, pengambilan susulan, atau kompensasi dalam bentuk apa pun setelah batas waktu tersebut terlewati.

  3. Kebijakan Finansial: Seluruh dana pendaftaran yang telah dibayarkan oleh peserta yang dinyatakan No-Show bersifat mutlak Non-Refundable (tidak dapat dikembalikan) dan tidak dapat dialihkan untuk sub-event lain maupun event di tahun berikutnya.

  4. Hak Atribut Terlantar: Atribut event dan jersey yang tidak diambil dalam batas waktu daftar ulang akan dikelola sepenuhnya oleh panitia pelaksana untuk kepentingan sosial atau operasional acara.

7 Asuransi Peserta oleh BPJS Ketenagakerjaan (BPU)

  1. Otomatis Terdaftar: Seluruh peserta kategori olahraga fisik (ASEAN Fun Run, ASEAN Trail Walk, Tour de Prambanan) otomatis didaftarkan ke dalam program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK).

  2. Premi Ditanggung Panitia: Biaya iuran/premi kepesertaan jaminan sudah termasuk ke dalam biaya registrasi awal tiket kegiatan (tidak ada biaya tambahan).

  3.  Validitas Data: Peserta wajib menyertakan Nama Lengkap sesuai KTP, Nomor Induk Kependudukan (NIK), dan Tanggal Lahir dengan benar. Kesalahan input data yang menyebabkan penolakan sistem BPJS menjadi tanggung jawab peserta.

  4. Berlaku terbatas hanya pada hari pelaksanaan rute/event resmi. Proteksi dimulai sejak peserta berangkat dari rumah menuju lokasi lomba (eco-route), selama berada di lintasan, hingga perjalanan pulang kembali ke rumah.

  5. Manfaat Medis: Perawatan medis di Rumah Sakit Pusat Layanan Kecelakaan Kerja (PLKK) yang bermitra dengan BPJS Ketenagakerjaan akibat cedera perlombaan ditanggung sesuai indikasi medis regulasi BPJS.

  6. Pengecualian (Exclusions): Penyakit kronis bawaan pra-event (seperti serangan jantung akibat penyakit jantung koroner, asma akut menahun) yang kambuh tanpa adanya insiden kecelakaan fisik/benturan di lapangan tidak dicakup oleh JKK.

  7. Keputusan Otoritas: Panitia bertindak sebagai fasilitator pendaftaran massal. Persetujuan akhir klaim biaya perawatan dan santunan mutlak merupakan wewenang dari pihak BPJS Ketenagakerjaan.

8. Podium

  1.  Juara hanya untuk kategori ASEAN Fun Run 10K
    Keputusan Juri Mutlak & Tidak Dapat Diganggu Gugat: Pemenang ditentukan berdasarkan penilaian Dewan Juri resmi yang tervalidasi melewati seluruh titik kontrol (Check Point).

  2. Segala keputusan Dewan Juri dan Tim Pengawas mengenai urutan juara, catatan waktu, dan keabsahan pelari bersifat final dan tidak dapat diganggu gugat oleh pihak mana pun.

  3. Sistem Diskualifikasi Tegas (Atas Kecurangan): Panitia menerapkan kebijakan Zero Tolerance (toleransi nol) terhadap kecurangan.

  4. Peserta akan langsung didiskualifikasi seketika jika terbukti: Menggunakan alat bantu transportasi di rute perlombaan, Sengaja memotong jalur lintasan (shortcutting) atau melewatkan Check Point; Menggunakan Nomor Dada (BIB) milik orang lain atau menggunakan jasa Joki lari.

  5. Ketentuan Hadiah & Pemotongan Pajak: Seluruh nilai hadiah uang tunai untuk para pemenang podium (Juara 1, 2, dan 3 Putra/Putri) wajib dikenakan pemotongan pajak penghasilan resmi sesuai regulasi perpajakan Indonesia yang berlaku (PPh Pasal 21 untuk WNI / PPh Pasal 26 untuk WNA).

  6. Pemenang akan menerima jumlah hadiah bersih setelah dikurangi pajak (net amount), dan panitia bertindak sebagai pemotong resmi yang menyetorkannya langsung ke kas negara.

  7. Prosedur Verifikasi Pemenang: Nominasi pemenang wajib segera melaporkan diri ke tenda verifikasi (Winners Verification Tent) setelah finish dengan membawa kartu identitas asli (KTP/Paspor) serta BIB yang terpasang utuh untuk pencairan hadiah.

9. Program : ASEAN Peduli

  1. Ketentuan Umum Program
    Sifat kepesertaan donasi adalah sukarela (opsional). Peserta dibebaskan untuk ikut serta atau tidak ikut serta, tanpa memengaruhi status kepesertaan mereka pada perlombaan utama.

  2. Donasi Kepedulian Atlet Disabilitas (NPC)
    Tujuan:
    Wujud nyata kepedulian dan dukungan masyarakat terhadap perkembangan olahraga disabilitas serta perjuangan para atlet paralimpik (NPC) untuk meraih prestasi di kancah nasional maupun internasional.

    Nominal Bebas:
    Jumlah atau nilai nominal finansial yang didonasikan dibebaskan sepenuhnya (tidak ditentukan batas minimal/maksimal). Setiap kontribusi Anda sangat berarti bagi pembinaan atlet.

    Mitra Resmi:
    Panitia bekerja sama langsung dengan pengurus NPC Resmi yang sah dan teregistrasi oleh pemerintah Indonesia demi transparansi serta akuntabilitas penyaluran utuh tanpa potongan operasional panitia.

    Donasi Sepatu dan Jersey Layak Pakai :
    Alokasi Sasaran: Seluruh pakaian olahraga (jersey) dan sepatu yang dikumpulkan akan dialokasikan ke Daerah 3T (Tertinggal, Terdepan, dan Terluar) di Indonesia.

  3. Syarat Kelayakan: Barang harus dalam kondisi bersih (sudah dicuci), rapi, dan sangat layak pakai, serta dikemas dengan baik di dalam pembungkus kotak atau plastik.

  4. Surat Semangat Kemanusiaan & Semangat Juang: Peserta sangat direkomendasikan dan diperbolehkan menyisipkan surat atau pesan tertulis di dalam kemasan barang yang ditujukan kepada penerima manfaat. Pesan ini dirancang sebagai saluran untuk membagikan "semangat juang dari garis start hingga garis finish", untaian motivasi pantang menyerah khas seorang olahragawan, serta nilai-nilai sportivitas universal. Melalui pesan ini, barang yang didonasikan tidak sekadar menjadi bantuan fisik, melainkan energi positif yang menginspirasi penerima manfaat di daerah 3T untuk terus bergerak, berdaya, dan berjuang demi masa depan mereka.Contoh pesan :
    "Hai Teman! Sepatu ini membawa energi positif dan semangat dari arena ASEAN Sports Day di Yogyakarta. Sekarang, giliranmu yang memakainya untuk petualangan baru sehari-hari. Semoga setiap langkahmu selalu dipenuhi kekuatan, rasa percaya diri, dan keceriaan. Kita adalah satu tim besar dalam kehidupan ini. Semangat ya!"
    Dari— Dari teman larimu di Yogyakarta.

    "Untuk kamu yang tangguh di sana, jajaran jersey dan sepatu ini adalah simbol bahwa jarak tidak pernah membatasi kepedulian kita. Seperti seorang atlet yang pantang menyerah sebelum mencapai tujuan, aku berharap kamu juga selalu kuat menghadapi setiap tantangan. Teruslah melangkah dengan bangga, karena kamu adalah juara di kehidupanmu sendiri."
    Dari— Salam hangat dari lubuk hati kami, keluarga besar ASEAN Sports Day

  5. Khusus Peserta Luar Kota yang ingin mendonasikan sepatu dan jersey layak pakai melalui program ASEAN PEDULI- Be Generous :
    • Peserta luar kota/ Virtual Run/ Masyarakat umum lainnya diperbolehkan mengirimkan barang donasi (sepatu olahraga dan jersey layak pakai) menggunakan jasa ekspedisi/kurir komersial tepercaya
    • Seluruh biaya pengiriman (ongkos kirim) dari daerah asal sepenuhnya menjadi tanggung jawab mandiri dari donatur (Panitia tidak menerima sistem COD).
    • Batas Waktu (Deadline): Paket donasi harus sudah diterima oleh Tim Logistik Panitia di lokasi rujukan selambat-lambatnya pada tanggal 2 September 2026 pukul 17.00 WIB demi kelancaran proses pemilahan sebelum dialokasikan ke Daerah 3T.

    1. Penerima : Be Generous – ASEAN Peduli Program - ASEAN Sports Day 2026
      Alamat Kirim : Hotel Loman Park Yogyakarta Alamat : Jl. Affandi No.28, RW.02, Karang Gayam, Caturtunggal, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55281
      Kontak : 0811 3231 999

    2. * Paket wajib dipastikan dikemas dalam kondisi bersih (sudah dicuci), kering, rapi, dan dibungkus pelapis luar kedap air (plastik tebal/*bubble wrap*) untuk menjaga kondisi barang dari risiko cuaca saat pengiriman.
      * Peserta sangat direkomendasikan menyisipkan *Surat Semangat Kemanusiaan & Solidaritas Semangat Juang melalui Olahraga** yang memuat pesan motivasi olahraga dan semangat juang hingga garis Finish di dalam paket sebelum disegel.
      * Donatur wajib mengirimkan foto nomor resi kepada hotline panitia sebagai database pemantauan.
      * Hak Pemeriksaan (Kurasi) Panitia: Panitia memiliki hak penuh untuk menyortir kelaikan barang. Jika ditemukan barang kotor atau rusak parah, panitia berhak mendaur ulangnya dan tidak menyalurkannya ke wilayah 3T demi menjaga kehormatan para penerima manfaat.




 



10. ASEAN VIRTUAL RUN 2026
Selamat datang di ASEAN Virtual Run 2026! Sebelum melakukan pendaftaran, mohon membaca dan memahami seluruh Syarat dan Ketentuan di bawah ini. Dengan mendaftar, peserta dianggap telah menyetujui seluruh aturan yang berlaku.

  1. Ketentuan Umum



  • ASEAN Virtual Run 2026 adalah ajang lari virtual yang dapat diikuti dari lokasi mana pun (mandiri) selama periode yang telah ditentukan.

  • Peserta wajib mengutamakan keselamatan dan kesehatan selama mengikuti kegiatan ini. Panitia tidak bertanggung jawab atas cedera, kecelakaan, atau masalah kesehatan yang dialami peserta.



  1. Lini Masa (Timeline) Kegiatan



























Aktivitas Tanggal Pelaksanaan
Masa Pendaftaran 17 Juni – 31 Juli 2026
Masa Lari (Periode Race) 1 Agustus – 26 September 2026
Batas Pengiriman RPC (Race Pack) Mulai 10-19 September 2026
Selebrasi Serentak (Instagram Post) 27 September 2026

 

  1. Target Capaian Lari & Ketentuan Lari



  • Target Jarak: Setiap peserta wajib menempuh total capaian lari minimal 81 KM.

  • Jarak 81 KM bersifat akumulatif (dapat dicicil) selama Masa Lari (1 Agustus – 26 September 2026).

  • Peserta bebas menggunakan aplikasi pelacak lari berbasis GPS apa pun (seperti Strava, Garmin, Nike Run Club, dll.) atau treadmill untuk mencatat hasil lari.



  1. Pengiriman Race Pack Collection (RPC)



  • Pengiriman/distribusi RPC kepada peserta akan mulai diproses pada tanggal 19 September 2026.

  • Pastikan alamat pengiriman yang diisi pada saat pendaftaran sudah lengkap, benar, dan jelas demi kelancaran proses pengiriman.



  1.             Selebrasi & Media Sosial


Sebagai bentuk perayaan selesainya target lari, seluruh peserta diperkenankan dan diajak untuk memposting foto/video capaian lari secara serentak pada:

🗓️ Tanggal: 27 September 2026

🏷️ Wajib Tag Akun Instagram: @aseansportsday, @kemenpora, dan @kemenpar.ri

Pastikan akun Instagram Anda tidak dikunci (private) agar panitia dan pihak terkait dapat melihat serta mengapresiasi postingan Anda.

  1. Lain-lain



  • Panitia berhak membatalkan keikutsertaan peserta jika ditemukan adanya kecurangan atau manipulasi data lari.

  • Syarat dan ketentuan ini dapat berubah sewaktu-waktu jika diperlukan demi kelancaran acara, dan akan diinformasikan melalui saluran komunikasi resmi panitia.


 

 
Formulir Pendaftaran

ASEAN Sports Day – Traditional Sports Festival

Contact Info
Mon - Fri : 8h - 16h
(+62) 0811 3231 999
aseansportsday@gmail.com
Office Address
Loman Park Hotel Yogyakarta, Jl. Affandi Jl. Kolombo, Mrican, Caturtunggal, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55281